Giấy phép lao động & Di trú tại Việt Nam

 

Doanh nghiệp cần biết gì?

 

Việc tuyển dụng chuyên gia quốc tế có thể mang lại kinh nghiệm và chuyên môn quan trọng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên có đầy đủ giấy phép lao động và tình trạng di trú phù hợp trước khi bắt đầu làm việc.

 

Các quy định về người lao động nước ngoài tại Việt Nam đã có những thay đổi quan trọng. Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 7/8/2025 và hiện là quy định quan trọng điều chỉnh người lao động nước ngoài tại Việt Nam, thay thế khung quy định trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.

 

Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào vị trí, hình thức làm việc, quốc tịch, trình độ và hoàn cảnh của từng người lao động.

 

Ai được xem là người lao động nước ngoài?

 

Quy định của Việt Nam áp dụng cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo nhiều hình thức khác nhau.

 

Có thể bao gồm:

 

• Làm việc theo hợp đồng lao động.
• Luân chuyển nội bộ doanh nghiệp.
• Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
• Cung cấp dịch vụ.
• Làm việc theo hình thức tình nguyện.
• Tham gia thành lập hiện diện thương mại.
• Được tổ chức hoặc doanh nghiệp ở nước ngoài cử sang Việt Nam.
• Tham gia thực hiện dự án hoặc gói thầu tại Việt Nam.
• Một số chủ sở hữu, thành viên hoặc thành viên hội đồng quản trị của doanh nghiệp.
• Một số trường hợp làm việc cho cơ quan ngoại giao hoặc tổ chức nước ngoài.

 

Không phải tất cả người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải có giấy phép lao động. Một số trường hợp có thể thuộc diện miễn giấy phép lao động hoặc cần thực hiện thủ tục xác nhận thuộc diện miễn.

 

Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng tình trạng pháp lý của nhân viên trước khi lựa chọn thủ tục phù hợp.

 

Các nhóm vị trí công việc chính

 

Người lao động nước ngoài thường làm việc trong những nhóm vị trí được pháp luật Việt Nam quy định, bao gồm:

 

• Nhà quản lý.
• Giám đốc điều hành.
• Chuyên gia.
• Lao động kỹ thuật.

 

Người lao động phải đáp ứng các điều kiện tương ứng với vị trí và cung cấp hồ sơ chứng minh khi cần thiết.

 

Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào chức danh công việc để xác định điều kiện. Vai trò thực tế, trình độ, kinh nghiệm và hồ sơ chứng minh cần được xem xét trong quá trình chuẩn bị.

 

Cần giấy phép lao động hay được miễn?

 

Một trong những câu hỏi đầu tiên doanh nghiệp cần xác định là:

 

Nhân viên này có cần giấy phép lao động không?

 

Nếu có, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động phù hợp.

 

Nếu thuộc diện miễn, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục xác nhận hoặc xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, tùy từng trường hợp.

 

Việc phân biệt chính xác rất quan trọng vì áp dụng sai thủ tục có thể dẫn đến chậm trễ và rủi ro tuân thủ.

 

Hồ sơ xin giấy phép lao động

 

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin giấy phép lao động có thể bao gồm:

 

• Văn bản giải trình và đề nghị cấp giấy phép lao động của doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận sức khỏe.
• Hộ chiếu còn giá trị.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương.
• Hồ sơ chứng minh trình độ hoặc kinh nghiệm chuyên môn.
• Các giấy tờ liên quan đến việc làm.
• Các giấy tờ khác tùy trường hợp.

 

Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào nhóm đối tượng và hoàn cảnh của người lao động.

Đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần xem xét yêu cầu về hợp pháp hóa, chứng nhận và dịch thuật sang tiếng Việt tùy từng loại hồ sơ và quy định áp dụng.

 

Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu?

 

Thời gian là một yếu tố quan trọng trong quá trình xin giấy phép lao động.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin giấy phép lao động từ 10 đến 60 ngày trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc. Cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ để xem xét và cấp giấy phép lao động.

 

Do đó, doanh nghiệp không nên xem giấy phép lao động là một thủ tục hành chính có thể xử lý vào phút cuối.

 

Một quy trình thực tế có thể gồm:

 

Lập kế hoạch → Chuẩn bị hồ sơ → Nộp hồ sơ → Phê duyệt → Giấy phép lao động → Làm việc → Di trú / Cư trú.

 

Thời gian thực tế có thể khác nhau tùy hồ sơ và hoàn cảnh của từng nhân viên.

 

Di trú và cư trú

 

Giấy phép lao động chỉ là một phần trong quá trình đưa nhân viên nước ngoài đến Việt Nam.

 

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp và nhân viên có thể cần xem xét:

 

• Thủ tục nhập cảnh.
• Yêu cầu về thị thực.
• Đăng ký tạm trú.
• Điều kiện xin thẻ tạm trú.
• Thời hạn hộ chiếu.
• Bảo lãnh của doanh nghiệp.
• Tình trạng di trú của người thân.

 

Giải pháp di trú phù hợp phụ thuộc vào tình trạng làm việc và cư trú của từng nhân viên.

 

Vì vậy, doanh nghiệp nên phối hợp kế hoạch giấy phép lao động và di trú thay vì xử lý hai vấn đề này hoàn toàn tách biệt.

 

Thành viên gia đình

 

Nhân viên quốc tế có thể chuyển đến Việt Nam cùng vợ/chồng và con cái.

Người thân có thể có những yêu cầu riêng về:

 

• Thị thực.
• Cư trú.
• Nhập cảnh.
• Trường học.
• Chăm sóc sức khỏe.
• Bảo hiểm.
• Nhà ở.

 

Việc chuẩn bị hồ sơ cho gia đình nên được thực hiện đồng thời với kế hoạch relocation của nhân viên.

 

Trách nhiệm của doanh nghiệp

 

Doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình xin giấy phép lao động.

 

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể chịu trách nhiệm:

 

• Xác định đúng nhóm người lao động nước ngoài.
• Chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp.
• Phối hợp thu thập hồ sơ của nhân viên.
• Nộp hồ sơ.
• Theo dõi tình trạng xử lý.
• Lưu trữ hồ sơ cần thiết.
• Thực hiện các thông báo liên quan.
• Đảm bảo nhân viên làm việc đúng phạm vi được phép.

 

Doanh nghiệp cũng cần theo dõi những thay đổi liên quan đến vị trí, địa điểm hoặc hình thức làm việc của nhân viên.

 

Địa điểm và phạm vi làm việc

 

Một vấn đề quan trọng về tuân thủ là công việc thực tế của nhân viên có phù hợp với thông tin được sử dụng trong hồ sơ hay không.

 

Những thay đổi về:

 

• Vị trí.
• Chức danh.
• Hình thức làm việc.
• Người sử dụng lao động.
• Số lượng nhân viên.
• Địa điểm làm việc.

 

có thể ảnh hưởng đến thủ tục cần thực hiện.

 

Ví dụ, Nghị định 219/2025/NĐ-CP có quy định về việc thông báo khi người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động làm việc cho cùng một doanh nghiệp tại nhiều tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

 

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát yêu cầu về giấy phép lao động và di trú mỗi khi nhiệm kỳ hoặc công việc của nhân viên thay đổi.

 

Các rủi ro tuân thủ thường gặp

 

Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi:

 

• Bắt đầu quy trình quá muộn.
• Sử dụng quy định đã cũ.
• Nộp hồ sơ không đầy đủ.
• Xác định sai nhóm đối tượng.
• Không kiểm tra điều kiện miễn giấy phép.
• Cho nhân viên bắt đầu làm việc khi chưa hoàn tất yêu cầu cần thiết.
• Không cập nhật hồ sơ khi nhiệm kỳ thay đổi.
• Xử lý giấy phép lao động và di trú như hai quy trình hoàn toàn độc lập.

 

Rủi ro không chỉ nằm ở vấn đề xử phạt hành chính mà còn có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc, đi lại, cư trú hoặc tiếp tục nhiệm kỳ của nhân viên tại Việt Nam.

 

Checklist dành cho doanh nghiệp

 

Trước khi tuyển dụng hoặc điều chuyển một nhân viên nước ngoài, doanh nghiệp nên:

 

1. Xác định vị trí
Xác định vị trí và hình thức làm việc của nhân viên.

 

2. Xác định điều kiện
Kiểm tra nhân viên có cần giấy phép lao động hay thuộc diện miễn hay không.

 

3. Kiểm tra hồ sơ
Rà soát trình độ, kinh nghiệm, hộ chiếu, giấy khám sức khỏe và hồ sơ lý lịch tư pháp.

 

4. Lập timeline
Dành đủ thời gian cho việc chuẩn bị, nộp và xử lý hồ sơ.

 

5. Phối hợp di trú
Đồng bộ giấy phép lao động với thủ tục nhập cảnh và cư trú.

 

6. Xem xét gia đình
Đánh giá nhu cầu về di trú, nhà ở, trường học và chăm sóc sức khỏe cho người thân.

 

7. Theo dõi thay đổi
Rà soát yêu cầu nếu vị trí, doanh nghiệp hoặc địa điểm làm việc thay đổi.

 

8. Duy trì tuân thủ
Đảm bảo hồ sơ liên quan luôn được cập nhật trong suốt nhiệm kỳ.

 

Khi nào nên sử dụng hỗ trợ chuyên môn?

 

Các quy định về giấy phép lao động và di trú có thể thay đổi theo thời gian.

 

Doanh nghiệp có nhân sự quốc tế vì vậy không nên chỉ dựa vào hồ sơ của những trường hợp trước đây hoặc hướng dẫn không chính thức.

 

Hỗ trợ chuyên môn có thể giúp doanh nghiệp phối hợp hồ sơ, timeline và yêu cầu của nhân viên, đồng thời giảm bớt sự phức tạp về hành chính.

 

Jardeon Group và hỗ trợ Di trú

 

Jardeon Group hỗ trợ doanh nghiệp và chuyên gia quốc tế thông qua Global Mobility và Corporate & Compliance.

 

Dịch vụ có thể kết nối các yêu cầu về giấy phép lao động và di trú với những phần khác trong hành trình của nhân viên, bao gồm relocation, nơi ở tạm thời, tìm nhà, hỗ trợ gia đình và settling-in.

 

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp quản lý di trú như một phần của chương trình Workforce Mobility tổng thể thay vì chỉ xem đây là một thủ tục hành chính riêng lẻ.

 

Doanh nghiệp đang tuyển dụng hoặc điều chuyển chuyên gia nước ngoài đến Việt Nam? Hãy tìm hiểu các bài viết liên quan bên dưới hoặc liên hệ Jardeon Group để trao đổi về nhu cầu của bạn